Dienstbesprechung: Praktische Tipps für den Ablauf

Die Dienstbesprechung kann konstruktiv verlaufen, sie kann aber auch gekennzeichnet sein von Disharmonien.

Dies gilt insbesondere dann, wenn die unterschiedlichsten Charaktere des Pflegeteams aufeinanderprallen und bisher unter den Teppich gekehrte Konflikte plötzlich offen zutage treten.

Wie kann eine Dienstbesprechung konstruktiv geleitet werden und was haben die Mitarbeiter davon?

Dienstbesprechung: Das Wichtigste in Kürze

Das Wichtigste bei einer Dienstbesprechung ist eine vorgegebene Struktur sowie eine faire Behandlung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ohne Bevorzugung bestimmter Personen im Team.

Die Dienstbesprechung sollte in der Regel wöchentlich stattfinden, aber mindestens alle 14 Tage.

Die Dienstbesprechung sollte eine Dauer zwischen 30 und 45 Minuten betragen.

Insbesondere die Zeiten der Übergabe vom Frühdienst zum Spätdienst eignen sich hierfür als besonders gut.

Dienstbesprechung: Wichtige Themen als Erstes behandeln

In der Dienstbesprechung sollten die wichtigsten Themen als Erstes angesprochen werden.

Für Mitarbeiter, die bei der Dienstbesprechung nicht anwesend sein können, sollten die wesentlichen Ergebnisse in übersichtlicher Form aufbereitet werden.

Dieser Ergebnisse sollten dann für jeden zugänglich, am besten gut sichtbar im Dienstzimmer präsentiert werden (beispielsweise an der Pinnwand).

Der Stationsleitung beziehungsweise Wohnbereichsleitung oder Bereichsleitung kommt hierbei die Rolle der Moderatorin oder des Moderators zu.

Hierbei gilt es zu beachten, dass die Leitung zwar einerseits Teil des Teams ist, andererseits aber auch als Bindeglied zur höheren Managementebene wahrgenommen wird und insofern auch unpopuläre Entscheidungen des oberen Personalmanagements an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeben muss.

Klare Struktur vorgeben: Schiedsrichter spielen

Wichtig ist, im Hinblick auf das Miteinander im Team, das Gerede hinter dem Rücken durch die Leitung explizit nicht akzeptiert wird.

Hierfür sollte die Leitung des Teams wie ein Schiedsrichter gelbe und rote Karten bereitlegen.

Auch sollte die Leitung während der Dienstbesprechung dafür sorgen, dass jeder beziehungsweise jede ausreden darf, ohne durch Dritte unterbrochen zu werden.

Konflikte im Team: Wie damit umgehen?

Im Hinblick auf länger andauernde Konflikte im Team gilt es seitens der Leitung diese nur dann im Team anzusprechen, wenn diese alle betreffen.

Betreffen die Konflikte nur eine oder zwei Personen, so sollte ein persönliches Gespräch mit diesem gesucht werden.

Wenn ein Teammitglied jedoch den Konflikt öffentlich in der Dienstbesprechung anspricht, dann sollte darauf verwiesen werden, dass mit den betreffenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein persönliches Gespräch stattfindet und dass dieser Konflikt in der kleinen Runde geregelt wird.

Dadurch wird das gesamte Team mit dem Konflikt nicht belastet und gleichzeitig erhalten die vom Konflikt betroffenen Personen seitens der Leitung das Gefühl, nicht öffentlich im Team an den Pranger gestellt zu werden.

Motivation der Mitarbeiter und wie man den Teamgeist stärkt

Um Streitigkeiten möglichst im Keim zu ersticken beziehungsweise überhaupt nicht entstehen zu lassen, sollten Dinge angesprochen werden, die jedem einzelnen Mitarbeiter wichtig sind.

Durch den Austausch und gleichzeitig das Verständnis im Hinblick darauf, was den einzelnen Mitarbeitern besonders wichtig ist, kann im Team der Teamgeist gefördert werden und gleichzeitig können diese Aspekte positiv hervorgehoben werden.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine besondere Ordnung im Dienstzimmer wünscht, kann das übrige Team dem Rechnung tragen, indem es in besonderer Art und Weise darauf achtet.

Dienstbesprechung: Streitthema Urlaubsplanung

Bei konfliktträchtigen Themen wie die Urlaubsplanung kann es besonders positiv sein, wenn ein nicht ausgefüllter Urlaubsplan ausgehängt wird und jeder Mitarbeiter seine Wünsche dort eintragen kann.

Da sich Überschneidungen nicht vermeiden lassen, besteht somit für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, diese Überschneidung untereinander zu regeln.

Sollte dies nicht funktionieren, muss die Stationsleitung/Wohnbereichsleitung allerdings im Hinblick auf die Urlaubsplanung Prioritäten setzen.

Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern sollten beispielsweise bevorzugt Urlaub in den Ferienzeiten erhalten. Singels, ohne Verpflichtungen müssen demnach dann im Hinblick auf die Urlaubswünsche andere Zeiten in Kauf nehmen.

Andererseits sollte dies jedoch nicht dauerhaft erfolgen, sondern bei der nächsten Gelegenheit sollte der Mitarbeiter, der aufgrund seines Singledaseins dann zurückstecken musste, den Vorzug erhalten.

Gute Gelegenheit: Neue Teammitglieder vorstellen und direkt ins Team einbinden

Die Besprechung kann im Hinblick auf Ergebnisse aus Fortbildungen auch dadurch angereichert werden, dass sich in Fortbildung befindliche Mitarbeiter hinsichtlich der dort erzielten Ergebnisse an das übrige Team wenden und dort ihre Erkenntnisse kundtun.

Bei der Dienstbesprechung sollten auch neue Teammitglieder vorgestellt werden.

Hierbei sollte die Teamleitung auch darauf achten, den neuen Mitarbeiter entsprechende Hilfestellungen durch speziell zugewiesene Teammitglieder zu geben.

Die Tipps als Zusammenfassung

•  Die Dienstbesprechung sollte in regelmäßigen Abständen stattfinden.
• Die Teamleitung sollte feste Regeln für den Umgang der Teammitglieder während der Dienstbesprechung festlegen.
• Die Teamleitung sollte anstehende Probleme nicht alleine lösen, sondern hier eine moderierende Funktion einnehmen.
• Außerdem sollte die Teamleitung die Mitarbeiter dazu aufrufen, Fragen zu stellen.
• Bei Aufgetretenen Konflikten im Team sollten persönlicher Differenzen untereinander nur mit dem Betroffenen besprochen werden.
• Bei schwerwiegenden Konflikten sollten diese nach Möglichkeit durch eine unabhängige Person wie einen Supervisor gelöst werden.
• Die Mitarbeiter sollten aktiv in die Dienstbesprechung eingebunden werden.
• Auch sollte die Teamleitung die Mitarbeiter hinsichtlich der Leistung und auch der erbrachten Teamstärke positiv bestärken.
• Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl des Außenseiters erfahren, sondern direkt aktiv ins Team eingebunden werden.
• Bei abwesenden Mitarbeitern sollten die wesentlichen Ergebnisse der Dienstbesprechung in schriftlicher Form visuell und gut sichtbar im Dienstzimmer aufbereitet werden und dort ausgehängt werden.

Welche Erfahrung haben Sie in ihrem Berufsalltag als verantwortliche Pflegekraft mit der Dienstbesprechung gemacht?  – Wir freuen uns sehr auf Ihre Zuschriften per eMail an Post@Pflege-Liebe.de.

Abonnieren Sie unseren Newsletter. Immer aktuell über News aus der Pflege informiert. Als Abonnent unseres Newsletters können Sie jede Woche interessante Preise gewinnen.